Zahlungserinnerungen schreiben gehört wahrscheinlich nicht gerade zu den Lieblingsaufgaben im Business-Alltag. Egal, ob du Freelancer bist, ein kleines Unternehmen führst oder als Buchhalter*in arbeitest – der Moment, in dem du deinem Kunden oder deiner Kundin eine offene Rechnung in Erinnerung rufen musst, fühlt sich… unangenehm an. Man will ja nicht drängeln. Aber man will auch bezahlt werden. Klingt bekannt?
Die gute Nachricht: Es gibt einen Weg, höflich und trotzdem bestimmt zu kommunizieren. Und der beginnt mit dem richtigen Tonfall. In diesem Artikel zeige ich dir, wie du invoice follow-up messages that feel friendly and firm schreibst – ohne dich wie ein Roboter oder, schlimmer noch, wie ein Geldeintreiber zu fühlen.
Warum wir beim Geld plötzlich stottern
Viele Selbstständige oder kleinere Firmen tun sich schwer mit dem Thema Mahnungen. Nicht, weil sie nicht wissen, dass Geld fließen muss – sondern weil sie ihre Kund*innen nicht verärgern wollen. Da wird die E-Mail ewig hinausgezögert, zigmal umformuliert, oder am Ende so weichgespült, dass sie kaum als Zahlungserinnerung erkennbar ist.
Das Problem: Wer zu zaghaft kommuniziert, wird nicht ernst genommen. Und wer zu scharf formuliert, riskiert die Beziehung. Was also tun?
Die Magie liegt in der Balance
Die perfekte Nachricht liegt irgendwo in der Mitte. Sie ist freundlich, klar und respektvoll – aber macht auch unmissverständlich deutlich: Hier ist eine offene Rechnung, und ich erwarte eine Reaktion.
Klingt komplizierter, als es ist. Lass uns anschauen, wie das in der Praxis aussehen kann.
Beispiel 1: Die sanfte Erst-Erinnerung
Subjekt: Erinnerung an Rechnung #1023 vom 05. Mai
Hallo Frau Schneider,
ich hoffe, es geht Ihnen gut!
Beim Durchsehen meiner Unterlagen ist mir aufgefallen, dass die Rechnung #1023 vom 05. Mai (Betrag: 580 €) noch offen ist.
Vielleicht ist sie im Trubel des Alltags einfach untergegangen – das passiert uns allen mal.
Ich freue mich, wenn Sie mir kurz Bescheid geben, wann die Zahlung geplant ist.
Vielen Dank im Voraus und herzliche Grüße
[Dein Name]
Warum funktioniert das?
✅ Der Ton bleibt höflich, fast kollegial
✅ Es wird nicht unterstellt, sondern erinnert
✅ Gleichzeitig ist klar: Du weißt, dass noch etwas aussteht
Beispiel 2: Nach einer Woche – freundlich, aber deutlicher
Subjekt: Zweite Erinnerung – Rechnung #1023
Liebe Frau Schneider,
ich hoffe, Sie hatten eine angenehme Woche.
Ich wollte noch einmal bezüglich der Rechnung #1023 vom 05. Mai (580 €) nachfragen, die laut Vereinbarung bis zum 12. Mai fällig war.
Sollten Fragen zur Rechnung oder Zahlung bestehen, gebe ich natürlich gerne Auskunft.
Falls die Zahlung bereits erfolgt ist, betrachten Sie diese Nachricht bitte als gegenstandslos.
Ansonsten freue ich mich auf Rückmeldung.
Freundliche Grüße
[Dein Name]
Was sich geändert hat:
➡️ Der Ton ist immer noch freundlich, aber es schwingt ein wenig mehr Nachdruck mit.
➡️ Es wird auf die Fälligkeit hingewiesen – ohne Drohung, nur Fakten.
Was du vermeiden solltest
Egal, wie genervt du innerlich bist: Lass Sarkasmus, Schuldzuweisungen oder Drohungen unbedingt außen vor. Keine Capslock-Zeilen, keine Ausrufezeichen-Dramatik, keine Passiv-Aggressivität.
Vermeide auch Floskeln wie:
- „Sie haben wohl vergessen…“ – klingt vorwurfsvoll.
- „Ich erwarte…“ – klingt zu hart, als würde man mit der Faust auf den Tisch hauen.
- „Dies ist meine letzte Warnung!“ – uff. Bitte nicht beim ersten Reminder.
Kleine Formulierungs-Tipps mit großer Wirkung
- Sprich direkt, aber höflich: Sag, was Sache ist – aber mit Respekt.
- Vermeide juristische Sprache: Kein Mensch fühlt sich bei „Zahlungsverzug gemäß §286 BGB“ zum Bezahlen motiviert.
- Mach es persönlich: Ein „Ich hoffe, es geht Ihnen gut“ am Anfang macht die E-Mail sofort menschlicher.
- Lass Raum für Rückfragen: Zeig, dass du offen für Kommunikation bist – vielleicht gibt es ja wirklich einen guten Grund.
- Bleib ruhig: Auch wenn du innerlich schon platzt. Deine Mail ist kein Ort für Emotionen.
Automatisieren ohne Seelenverlust?
Viele Buchhaltungstools bieten automatisierte Erinnerungen an – praktisch, keine Frage. Aber Vorsicht: Standardtexte wirken oft kühl und distanziert. Wenn du automatisierst, dann personalisiere trotzdem, wo es geht. Vorname, Rechnungsnummer, vielleicht sogar ein kurzer individueller Satz („War schön, mit Ihnen zusammenzuarbeiten“).
Denn gerade bei invoice follow-up messages that feel friendly and firm kommt es darauf an, dass du zwar professionell bleibst, aber eben nicht unnahbar wirst.
Am Ende zählt der Ton
Eine Zahlungserinnerung ist keine Kampfansage. Sie ist ein höflicher Reminder, dass dein Teil des Deals erfüllt wurde – und der andere nun an der Reihe ist. Und ja, das darf (und soll!) mit Klarheit passieren. Aber eben auch mit einem Augenzwinkern, einer Prise Menschlichkeit und dem Mut, freundlich zu bleiben – auch wenn’s ums Geld geht.
Denn manchmal bewirken genau die Nachrichten, die sich freundlich und bestimmt anfühlen, am meisten. Und du bleibst dabei du selbst – fair, professionell und souverän.
Pro-Tipp zum Schluss:
Leg dir eine kleine Bibliothek mit unterschiedlichen Textbausteinen an – von der sanften Erinnerung bis zur letzten Mahnstufe. So kannst du schnell reagieren, aber trotzdem persönlich bleiben. Und das spart Nerven. Und Zeit. Und ja – manchmal auch bares Geld.